Quelle peut être la cause des appels de longue durée?
- Le téléphone est décroché
- Une ligne n’a pas été coupée après une conférence à trois ou une mise en attente activée à l’aide de la fonction réponse/interruption rapide
- Une connexion activée par la réception automatique n’a pas été déconnectée
- Une ligne de télécopieur ou un port informatique n’a pas été déconnecté après la transmission
En définitive, vous êtes responsable de chaque appel qui passe par votre entreprise (entrant ou sortant) et de tous les frais additionnels pour dépassement.
Comment protéger votre système contre les appels de longue durée?
Il n’existe aucun moyen à toute épreuve pour protéger votre entreprise dans le cas où une ligne ne se déconnecte pas. Cependant, en suivant les étapes ci-dessous dès l’installation de votre service téléphonique, vous devriez être en mesure de prévenir ou de limiter l’impact des appels de longue durée.
Apprenez à vos employés comment utiliser correctement le téléphone :
- Donnez-leur une formation sur les fonctions spécifiques de vos téléphones et télécopieurs
- Rappelez à vos employés de toujours s’assurer qu’il n’y a plus de tonalité quand ils raccrochent le téléphone
Déconnectez ou restreignez les fonctions du téléphone :
- Restreignez l’accès à votre système téléphonique en dehors des heures normales de bureau
- Bloquez ou restreignez les possibilités d’appels à l’étranger à partir de votre système téléphonique
- Bloquez les ports superflus (comme les ports de maintenance à distance)
Il est important de noter que ces conseils ne sont que des lignes directrices qui ne s’appliquent pas forcément à tous les aspects de votre système téléphonique. C’est pourquoi nous vous encourageons à communiquer avec votre fournisseur de soutien d’équipement pour parler plus en détail des particularités du système téléphonique de votre entreprise.
